viernes, 1 de febrero de 2019

Cómo centrarse en lo importante por encima de lo urgente

La inmediatez o demora de las posibles recompensas consigue que, en ocasiones, dejemos de lado objetivos importantes.

"Ojalá me hubiera dado cuenta antes. No siempre lo urgente es lo importante". Con estas palabras, el grupo "Fito & los Fitipaldis", en su canción "La Casa por el Tejado" ("Lo más lejos a tu lado", 2001), describió un problema qué es mucho más común de lo que la gente se piensa, no tener tiempo para tareas placenteras o de gran importancia, por estar centrados en otras que requieren un menor plazo para ser ejecutadas. Así lo demostró la investigación de Meng Zhu y colaboradores, publicada en febrero de 2018, a través de cinco experimentos en los que expusieron lo que llamaron como el "Efecto de la Mera Urgencia".

Cómo centrarse en lo importante por encima de lo urgente
Esta tendencia puede tener efectos muy negativos en algunas personas, ya sea por la propia demora en encargarse de asuntos importantes, como por el estrés o la ansiedad que pueda generar el comprobar cómo se les acumulan esos asuntos importantes, sintiéndose incapaces de lidiar con ellos de la forma correcta. Cabe señalar que normalmente, todo este procesamiento ocurre de manera inconsciente y que la gente, normalmente, no es capaz de darse cuenta de por qué está fallando a la hora de lidiar con estos problemas.

Por supuesto, si se quiere mejorar en esta tarea, hay que establecer un criterio acerca de qué es lo que convierte una tarea en "importante". La psicóloga clínica y escritora, Alice Boyes, en un artículo publicado en la Harvard Business Review en febrero de 2018, sugiere estos cuatro aspectos a tener en cuenta a la hora de valorar la importancia de una tarea:


  • Alza tus valores: existe una fuerte evidencia acerca de qué la motivación intrínseca tiene mayor peso que la extrínseca. Aquellas tareas que te hacen sentir bien contigo mismo, como pueden ser trabajos voluntarios o pasar tiempo con tu familia), deberían de tener un peso importante en tu agenda, aunque sea por mero bienestar psicológico, ya que ello tendrá un importante impacto sobre tu rendimiento en el resto de tareas.
  • Aportan reconocimiento público: aunque quizás este punto varíe más entre las personas, ya que es un aspecto a la que algunas le dan mayor importancia que otras, no deja de ser cierto que puede darse el caso de que centrarse únicamente en lo urgente puede acarrear una tediosa monotonía con tareas que tengan un pobre impacto en cuanto a la autorealización. Tareas cuya recompensa pueda estar mucho más lejos en el tiempo, como puede ser escribir un libro o estudiar unas oposiciones, tal vez deberían de tener mayor importancia sobre otras más urgentes cuyo premio no sea tan suculento.
  • Incrementan tu dominio de conocimiento y ejecución de algún área determinada: esto se puede aplicar tanto al estudio, como a las aficiones. Por un lado, emplear tiempo para conseguir algún título (cerrera, nivel de idioma), puede tener mayores beneficios laborales a largo plazo que la suma de todas las tareas "urgentes" de las que uno se haya podido encargar en el mismo periodo de tiempo. Por otro lado, dejando a un lado la importancia que tenga un diploma, adquirir nuevos conocimientos y/o habilidades también pueden tener importantes aplicaciones prácticas o incidir sobre la propia autoestima.
  • Previenen desastres: organizar tus tareas con miras cortas puede implicar que no preveas contingencias a largo plazo que pueden pillarte completamente desprevenido. Reservar parte de tu tiempo para hacerte chequeos médicos, darte el descanso que mereces o realizar un plan de acción ante cualquier posible contingencia en tu trabajo pueden ser tareas con recompensa a largo plazo de las que sería importante centrarte ahora.
Dicho esto ¿Cómo saber identificar qué tareas cuya recompensa aparece a largo plazo tienen mayor importancia qué otras más urgentes? ¿Cómo puedo aprender a darme permiso para dejar de hacer esas tareas urgentes? La propia doctora Boyes da los siguientes consejos:

1.- Anótalas en tu agenda y asígnales mucho más tiempo del que requieren


Un estudio conducido por Gollwitzer y Brandstätter en 1997 demostró que organizar todas las tareas por hacer en una agenda en la que se especifique  el tiempo reservado para cada una de ellas, incrementan enormemente la posibilidad de qué esas tareas se lleven a cabo.

Es muy probable que la tarea que llevas postergando sea una que, independientemente de su nivel de dificultad, sea desconocida para ti y te requiera un tiempo de aprendizaje y adaptación. Por ello, Boyes sugiere una técnica que denomina "limpiado de escritorio", en el que se reserva un día entero para esa tarea. Una vez que le dedicas ese tiempo a dejar ese asunto atado y bien atado, el resto de la semana irá mucho más fluido e irás mucho más relajado.

2.- Desglosa los objetivos en otros más pequeños


Muchas veces podemos sentirnos abrumados al pensar en el tiempo que nos puede llevar el conseguir un determinado objetivo. Pongamos por ejemplo aprender un idioma. Esta es una tarea que, en realidad nunca tiene fin, sin embargo, está estratificada en distintos niveles de conocimiento (A1, A2, B1...). Fijarse unos meses para alcanzar un nivel A2, puede parecer más factible que fijarse un tiempo para llegar hasta el deseado C2. Una vez que se haya alcanzado esa primera parte del objetivo, se puede empezar a valorar cual es la estrategia más eficaz para alcanzar el segundo.

3.- Anticipa y maneja síntomas de ansiedad


Muchas tareas importantes que suelen ser postergadas normalmente implican pensar en qué hay cosas que pueden salir mal: redactar un testamento, hacerse un seguro, planificar un plan de crisis para la empresa.... estar centrado en ello puede provocar sensaciones desagradables, pero no sólo al anticipar catástrofes, sino también el mero hecho de salir de una zona de confort para comenzar aquella actividad que deseas hacer y que te supone un reto nuevo.

Cómo centrarse en lo importante por encima de lo urgente

Por otro lado, mirar de reojo aquellas tareas "urgentes" a las que estás dando de lado, puede igualmente generar ansiedad, ya que se contemplan cercanas las consecuencias negativas de dejarlas pasar.

Es por ello que si se quiere comenzar a cambiar el planteamiento y encargarse de los objetivos importantes a largo plazo, es importante reconocer los síntomas típicos del estrés y la ansiedad y cómo lidiar con ellos para que sus efectos sean lo menos perjudiciales posibles.

4.- Gasta menos tiempo en tareas sin importancia


En muchas ocasiones pecamos de querer ser perfeccionistas. No es que ello sea malo de por si, pero puede llegar a ser contraproducente cuando nos lleva a emplear demasiado tiempo en determinadas tareas cuyo resultado final no es tan importante o qué también se pueden hacer de manera eficiente con otros métodos que requieran mucho menos tiempo y esfuerzo.

Para estos casos puede ser de gran ayuda contar con estrategias para tomar decisiones rápidas. En ocasiones es más efectivo tomar una decisión rápida que una perfecta.

5.- Darle mayor importancia a aquellas tareas que eliminarán otras en el futuro


En su artículo, la doctora Boyes hace referencia a un refrán: "estar demasiado ocupado persiguiendo las vacas, como para construir una valla". A lo que se refiere este dicho es que si ese granjero gastase algo de tiempo en construir la valla, la vacas no se le seguirían escapando y en el futuro habría ahorrado mucho tiempo.   

Es por ello que resulta altamente recomendable pensar si gastar más tiempo ahora en algo, te  lo ahorrará en el futuro.

6.- Desarrolla estrategias que te permitan ver todos los detalles


Todo lo expuesto anteriormente parece muy fácil cuando se sabe identificar qué es lo más importante, pero si esto estuviese tan claro, este artículo no sería necesario. Es por ello que, además de interiorizar todas las estrategias previamente descritas, es conveniente desarrollar estrategias para ser capaces de observar con más detalle todo el conjunto de alternativas. Lo que posibilite esto puede variar mucho dependiendo de la persona. En líneas generales, cuando despejamos la cabeza con otra cosa y volvemos a la tarea principal, somos capaces de observar elementos que anteriormente se nos pasaban por alto. Por otro lado, también puede ser muy útil consultar con otras personas, por un lado porque te pueden aportar puntos de vista distinto y, por otro, porque el mero hecho de verbalizar un pensamiento consigue un mayor procesamiento de la información que el mero hecho de pensarlo.

Resumen 


En ocasiones en los que sientas que trabajas mucho y obtienes poca recompensa o cuando sientas que hay cosas muy importantes para ti, pero llevas demasiado tiempo postergándolas, puede ser de mucha utilidad alejarte de todo y tratar de valorar las consecuencias de cada una de tus posibles opciones. Una vez que tengas claro que objetivo es más beneficioso para ti, date permiso para lidiar con las consecuencias de aquello que estás dejando escapar por un bien mayor. 

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